Cách tiết kiệm thông minh của Microsoft

Việc sử dụng các thư ký là một ví dụ rõ ràng nhất về sự không tiết kiệm. Không có bất kỳ thư ký nào làm việc tại công ty Microsoft. Bill Gates và các vị Phó chủ tịch của công ty mỗi người đều chỉ có một trự lý. Trách nhiệm của những trự lý này rất khác biệt với trách nhiệm của một thư ký điển hình.  Nó giống  như chiếc dong ho movado của trọng trài trong trận đấu vậy. Những trự lý này hỗ trự các nhà quản lý trong việc điều hành các nhóm nhân viên, đồng thời họ cũng được toàn quyền quyết định khi cần thiết.
Tất cả mọi người tại Microsoft, kể cả Bill Gates, đều tự mình đọc các e-mail và tự mình đánh máy khi cần. Nếu ngay cả vị CEO của công ty cũng tự mình làm lấy những công việc lặt vặt như vậy, thì trong công ty còn có ai dám dùng thư ký nữa.

Cho thuê thư ký - trợ lý
Tất nhiên là điều này sẽ làm giảm bớt chi phí, nhưng quan trọng hơn là nó sẽ làm tăng hiệu suất làm việc lên thấy rõ. Những người đang cần thảo luận về một vấn đề có thể trực tiếp điện thoại hay trực tiếp e-mail cho nhau. Do đó công ty sẽ loại bỏ bớt được những lớp trung gian (thư ký) không hề đem lại lợi ích gì, mà thực sự chỉ gây cản trở cho tiến trình giao tiếp và đưa ra quyết định của các nhà quản lý.

Như tôi đã trình bày trong chương vừa qua, Microsoft không cho phép bất kỳ ai được tự mãn sau mỗi công việc. Thực tế là nếu một nhân viên bị kiệt sức sau khi hoàn tất một công việc, cho dù công việc này có tuyệt vời cách mấy, thì họ sẽ bị thải hồi ngay sau khi dự án hoàn tất vì công ty không cần tới họ nữa.
Quyển sách này không hề khẳng định rằng tuyệt đối những gì công ty Microsoft làm đều đúng cả, hay thậm chí chỉ là đúng với lý do làm tăng hiệu quả quản lý. Cung cách nói trên – vắt kiệt sức lực của các nhân viên rồi sau đó thải hồi họ khi không còn cần tới nữa – rõ ràng là vô tâm. Khi đạt tới mức độ cực đoan, như tại Microsoft, cung cách này là một cách cư xử hoàn toàn nhẫn tâm đối với các nhân viên. Tuy nhiên nếu xét dưới góc độ kinh tế, cung cách này sẽ đem lại cho công ty nhiều lợi nhuận hơn vì họ sẽ không phải gánh thêm những người không còn có ích cho công ty. Mặt khác, nếu như công ty phải giữ lại một số nhân viên mãi mãi chỉ bởi vì họ đã đóng góp rất nhiều cho công ty, thì đây lại là một sự lãng phí mà chỉ có rất ít công ty mới có thể chấp nhận được.
Điều cốt yếu mà tôi muốn nói là : nếu một nhân viên không còn cần thiết nữa, thì bất kể những gì nhân viền đó đã làm và/hay bất kể khả năng của anh ta ra sao anh ta cần phải bị loại bỏ. Nếu bạn thực hiện được điều này thì công ty của bạn sẽ trở nên tương tự như một công ty cỡ nhỏ mới bắt đầu hoạt động, và sẽ không bao giờ có đủ số lượng nhân viên cần thiết. Trái lại nếu bạn không làm như vậy, thì biên chế trong công ty sẽ dần dần tăng thêm ngày càng đông nhưng hiệu suất làm việc không tăng thêm chút nào.
Xin nói thêm là tại Microsoft nếu khi một nhân viên không còn cần thiết đối với công ty nữa, thì lại luôn có những nhóm nhân viên khác đang cần người. Vị trí này có thể không phù hợp chính xác với công việc mà anh ta đang muốn, nhưng dù sao cũng có những cơ hội. Do đó ta thấy rằng phương pháp trên cũng không có vẻ nhẫn tâm cho lắm. Hơn nữa, người nhân viên này sẽ bắt buộc phải quyết định học một kỹ năng mới phù hợp với yêu cầu của hiện tại công ty, hay là phải ra đi. Việc giữ lại các nhân viên chỉ biết một số nghiệp vụ đã lỗi thời, xin nhắc lại không những sẽ tạo ra thêm nhiều khoản chi phí vô ích mà còn gây trở ngại cho năng suất của toàn bộ công ty.

Xem Đồng hồ Movado tại Đây